- אירועים פרטיים - אל תהיו הרפתקנים יותר מידי
לא תמיד מומלץ לקיים את המסיבה בשטח (חוף ים/ גינה ציבורית/ פארק...).
למרות שלכאורה נוטים לדמיין "הפקה" שכזו כרומנטית והרפתקנית. לעיתים המגבלות הטבעיות של המקום (כגון רוח קיצונית בים שמעיפה את החול לכל עבר), יחד עם נתונים שאותן לא ניתן לתכנן (כגון "אורחים" לא צפויים...) יכולים להרוס את המסיבה.
- אירועים פרטיים - השקיעו בתוכן
עדיף להשקיע בתוכן ולאו דווקא במיקום. לעיתים בחירה בהפקת המסיבה בבית דווקא משדרגת את האירוע שכן משתתפי האירוע מרגישים בנוח ואין גורמים חיצוניים שעלולים לפגוע בהצלחת המסיבה.
- אירועים פרטיים - אל תחכו לרגע האחרון
אם תקדימו לשריין תאריך למסיבה לא תצטרכו להתפשר על תאריך לא נוח ותוכלו להודיע למשתתפי האירוע בזמן. כמו כן, תוכלו להיערך בצורה מושלמת למסיבה.
- אירועים פרטיים - צפו איחור של המשתתפים
קחו בחשבון פקקים, שעות עבודה ארוכות ובלתמ"ים של הרגע האחרון. אל תקבעו את מועד המסיבה לשעה מאוחרת מדי – המשתתפים עלולים להיות עייפים.
- אירועים פרטיים - אל תתפתו להכין תוכן למסיבה לבד או להפעיל את המסיבה לבד
מה שהיה טוב לפני חמש/ עשר/ עשרים שנה, כשהייתם מדריכים בצופים לא "תופס" היום. היום הקהל מתוחכם וראה כבר הכל ומצפה לריגושים והפתעות.
- אירועים פרטיים - קחו בחשבון ביטולים
לא כל מי שהתחייב/ה לבוא י/תגיע (מכל סיבה שהיא).
- אירועים פרטיים - לא חובה להזמין קייטרינג
לעיתים כאשר כל חבר/ה מביאים איתם מאפה מיוחד או אפילו סלט - ניתן לחסוך בעלויות רבות.
- אירועים פרטיים - הקפידו לחשוב על מירב הפרטים
לדוגמה, לעיתים מוסיקת רקע היא תוספת נפלאה.
- מסיבת רווקות - אל תקחו ללב...
לעיתים מי שמארגנת את המסיבה מרגישה שהיא נלחמת עם כל העולם. המלצה חמה שלנו – לא כל הבנות צריכות להיות מעורבות בתהליך קבלת ההחלטות. לעיתים מה שטוב לשלוש חברות רע לרביעית ולכן קשה מאוד להגיע לתמימות דעים. לפיכך הקטינו את "מועצת המנהלות" למינימום ההכרחי (שתי בנות שיקבלו את ההחלטה זה די והותר).
- מסיבת רווקות - אל תתפשרו על איכות
לא כל הבנות צריכות לשים את אותו הסכום בקופה המשותפת. עוד 50 ש"ח, שיצאו מהכיס של כל אחת מהחברות הטובות, יצטברו לסכום שיכול לשנות את כל המסיבה.
- מסיבת רווקות - תנו לכלה שקט נפשי
אל תשתפו את הכלה בכל עניין קטן ובכל אי הבנה או וויכוח.
- יום הולדת למבוגרים - שתפו חבר/ה נוספת
כך תוכלו לחלוק את ההוצאות. ממילא החברים הטובים משותפים (ואף פעם לא רע להכיר חברים חדשים...).
- יום הולדת למבוגרים - אל תתפתו לעשות מסיבת הפתעה בכוח
לעיתים בן/ בת הזוג דווקא לא אוהבים הפתעות.
- חוג בית ומסיבות פרטיות - היפתחו לרעיונות חדשים
כמה הרצאות משעממות כבר אפשר לשמוע?
- חוג בית ומסיבות פרטיות - חישבו חכם
אם ממילא תוסיפו לאירוע אלכוהול, למה לא להזמין מסיבה "על הבר" אשר מגלמת בתוכה את ההוצאות הללו?
- חוג בית ומסיבות פרטיות - תנו לעצמכם קרדיט
בכל גיל וגיל ניתן ליהנות מסדנאות מקפיצות ומלהיבות (ולראות שקופיות של ריקודים בברזיל זה לא נחשב...).
- חוג בית ומסיבות פרטיות - הרשו לעצמכם יותר
לפעמים 10 שקלים נוספים שישלם כל זוג יהפכו את האירוע שלכם לבלתי נשכח וללא שגרתי.
- מסיבת יום הולדת לילדים - שתפו את הילד/ה בבחירת התוכן למסיבה, אך הקטינו את אפשרויות הבחירה
אמנם חשוב שילד/ת היומולדת ידע מה האפשרויות העומדות בפניו אך חשוב לצמצם את האפשרויות למינימום. חשוב שהסינון הראשוני יעשה על ידכם, בהתאם להיכרותך עם הילד.
- מסיבת יום הולדת לילדים - נפלא לשתף ילד נוסף במסיבה
אך חשוב ביותר להקפיד על מספר כללים - אל תצפו לשלב את רצון שני הילדים באופן מוחלט. תפקידנו יהיה להתאים את המסיבה המושלמת לילדי היומולדת. חשוב להביא לידיעת האמא הנוספת את פרטי המסיבה במלואם ולתאם ציפיות בשלמות. חשוב לבחור "אמא תורנית" אשר תהיה אשת הקשר מול המפעיל ותמנע העברת מסרים מטעים וסותרים.
- מסיבת יום הולדת לילדים - חשוב לאפיין את ילד/ת היומולדת
ואפילו לציין בעיות שעלולות לצוץ. בעיות קטנות ככל שיהיו יכולות להיות משמעותיות עבור ההפעלה.
- מסיבת יום הולדת לילדים - אם בחרתם לערוך את המסיבה בגינה ציבורית/ פארק/ מקום ציבורי
חשוב לתחום את המקום עם בלונים וסרטי קישוט, זאת כדי ליצור לילדים המשתתפים באירוע תחושה של סביבת פעילות ברורה ומוגדרת.
- מסיבת יום הולדת לילדים - הקפידו לציין שעות פעילות ברורות על ההזמנה
חשוב שההורים ידעו מתי להביא את הילדים ובדיוק מתי לאסוף אותם.
- מסיבת יום הולדת לילדים - משך הפעילות קריטי
בגילאים רכים פעילות בת שעה וחצי היא די והותר. לכיתות א' ומעלה פעילות מושלמת היא בת שעתיים. אין צורך להוסיף זמן מיותר כדי "להרוויח". פעילות ארוכה יותר אינה מוכחת כפעילות טובה יותר! (בדר"כ ההיפך הוא הנכון וצריך לדעת להביא את הפעילות לשיא ושם לסיים).
- מסיבת יום הולדת לילדים - הקפידו לעדכן את המפעיל אם מתוכננים להגיע ילדים נוספים מעבר לבני הכיתה
נפלא לארח גם את בני הדודים והאחיינים אך חשוב לספור אותם כדי למנוע אי נעימויות ובעיות בתיאום הציפיות
- מסיבת יום הולדת לילדים - חשוב למנוע מסיחים
לדוגמה - הפסקת אוכל חיונית, אך חשוב להקפיד כי האוכל והשתייה לא יהיו זמינים לילדים במהלך ההפעלה. כמו כן, חשוב לקשור נדנדות או מתקני שעשועים ולמנוע שימוש בהן.
- מסיבת יום הולדת לילדים - עלויות
מחיר ההפעלה אמור לכלול ה-כ-ל: מע"מ, פרסים, הזמנות, הדרכה ואפילו נסיעות (לכן ציינו מראש היכן מיועדת הפעילות להתבצע שכן למחיר בדר"כ מצטרפת תוספת תשלום בגין נסיעות, באם היעד מרוחק).
